Automatisierung eines komplexen monatlichen Prozesses in nur zwei Tagen mit einem geführten Hackathon

Herausforderung:

Ein Fachbereich stand vor einem monatlich wiederkehrenden, komplexen und fehleranfälligen Prozess. Dieser dauert monatlich 2-3 Tage und umfasst mehrere Systeme wie Excel, ein proprietäres Tool und viele Dateien in einem nicht einfach lesbaren Format (.bin). Hinzu kamen diverse händische Schritte in den Tools, was schnell zu Fehleingaben führen kann und insgesamt die Prozesseffizienz erschwert wird.

Unser Ansatz: Zwei-Tages-Workshop mit dem Fachbereich

Um gemeinsam eine Lösung für die weitgehende Automatisierung des Prozesses zu entwickeln und das Fachwissen im Team zu verankern, führten wir einen Zwei-Tages-Workshop in Form eines geführten Hackathons durch.

Der Workshop umfasste drei bis vier kurze Entwicklungszyklen pro Tag. So war es möglich, dass wir immer fokussiert eine Lösung erarbeiten und direkt testen konnten.

Jeder dieser "Sprints" begann mit einer gemeinsamen Planung: was ist der nächste sinnvolle Schritt? Wie könnten wir das umsetzen? Zur Bearbeitung der so entwickelten Ideen teilten wir uns in Kleingruppen auf und entwickelten die Lösung schrittweise, wobei jede Gruppe bestimmte Teilaspekte übernahm.

Während der gemeinsamen Coding Sessions erklärten wir jeden Entwicklungsschritt detailliert, sodass der Fachbereich aktiv mitprogrammieren und Codezeilen selbst beitragen konnte. Diese praxisorientierte Herangehensweise vermittelte Wissen und befähigte das Team zur eigenständigen Nutzung der Technologien.

Ergebnis:

In nur zwei Tagen wurde ein Prototyp entwickelt, der den Prozess vollständig automatisiert. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit von mehreren Tagen auf nur 10 Minuten.

Die Lösung wurde dokumentiert, dockerisiert und zur weiteren Nutzung bereitgestellt. Die eingesetzten Technologien wie Influx zur Zeitreihen-Datenverwaltung, Docker zur Containerisierung und Grafana für die Visualisierung erleichterten die Integration und Erweiterung der Lösung.

Durch dieses Vorgehen haben wir dem Prototypen eine technische Basis gegeben, auf der er für eine produktive Nutzung in Zukunft flexibel weiterentwickelt werden und damit langfristig genutzt werden kann.

Mehrwert:

Die intensive Zusammenarbeit führte nicht nur zur erfolgreichen Automatisierung, sondern vermittelte dem Fachbereich wertvolles technisches Know-how. So ist das Team nun befähigt, eigenständig weitere Optimierungen und Projekte zu realisieren.

Verwendete Technologien:

• Influx für das Speichern und Abrufen von Zeitreihendaten
• Docker zur Containerisierung und leichten Bereitstellung der Lösung
• Grafana für die Visualisierung der Daten und Ergebnisse